Διαφορές πρωτοκόλλων email POP3, IMAP, Exchange

Κάθε ένας από εμάς στην ρύθμιση του πρώτου του email είχε αυτή την απορία.. Γνωρίζετε όμως τι σημαίνει η ορολογία στα email POP3, IMAP ή Exchange στις ρυθμίσεις μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή αλλιώς email; Είτε χρησιμοποιείτε Gmail, Hotmail, Yahoo, εταιρικό email (πχ Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε.), υπάρχουν πολλοί και διαφορετικοί μεταξύ τους τρόποι λήψης email.

Στο παρακάτω κείμενο, μπορείτε να δείτε τις διαφορές στα παραπάνω πρωτόκολλα email και επιλέξτε αυτόν που ταιριάζει περισσότερο σε εσάς ή την επιχείριση σας:

Outlook, Thunderbird κλπ και Webmail

Ποίο λογισμικό να χρησιμοποιήσετε για να δείτε τα email σας? Να εγκαταστήσετε outlook , thunderbird ή κάποια άλλο λογισμικό διαχείρισης email ή απλά να χρησιμοποιήσετε τον browser σας και να τα βλέπετε online τα email σας? Αν έχετε χρησιμοποιήσει Gmail, Hotmail ή άλλο δωρεάν online λογαριασμό e-mail, πιθανότατα έχετε χρησιμοποιήσει webmail. Εάν εργάζεστε σε ένα γραφείο και χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα όπως το Microsoft Outlook, το Windows Live Mail, ή το Mozilla Thunderbird για να διαχειριστείτε τα email σας, χρησιμοποιείτε έναν email client.

Το Webmail είναι μια εφαρμογή η οποία λειτουργεί διαδικτυακά μέσω ενός browser, χωρίς πρόσθετο λογισμικό (πχ outlook). Έτσι όπου και να βρίσκεστε έχετε πρόσβαση στα email σας , με την παραδοχή ότι έχετε σύνδεση στο διαδίκτυο. Εφόσον έχετε φιλοξενία ιστοσελίδων στην Hostsun, τότε μπορείτε να δείτε το email σας από οποιαδήποτε συσκευή (smartphone, tablet, υπολογιστή) στο http://to_domain_sas.gr/webmail.

Τα email clients (outlook , thunderbird ή κάποια άλλο λογισμικό διαχείρισης email) είναι προγράμματα που είναι εγκατεστημένα στον υπολογιστή σας, που συνδέονται με τον server που σας παρέχει φιλοξενία ιστοσελίδων για να κατεβάσουν και να στείλουν e-mail. Η όλη διαδικασία γίνεται στον υπολογιστή σας μέσω της εγκατεστημένης εφαρμογής. Η καλύτερη δωρεάν εφαρμογή κατά την γνώμη μας , που μπορείτε να εγκαταστήστε στον υπολογιστή σας είναι το Mozilla Thunderbird.

Σε περίπτωση που δεν ξέρετε για τις ρυθμίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , εδώ μπορείτε να βρείτε ρυθμίσεις email για outlook και εδώ ρυθμίσεις email για thunderbird

Πρωτόκολλο email : POP3, Post Office Protocol

Το πρωτόκολλο POP (Post Office Protocol) ήταν το πρώτο πρωτόκολλο που χρησιμοποιήθηκε και το πιο δημοφιλές σήμερα. Όταν οι υπολογιστές είχαν περιορισμένο bandwidth για απομακρυσμένη πρόσβαση, τεχνικοί δημιούργησαν το POP σε μια προσπάθεια με απλό τρόπο να κατεβαίνουν αντίγραφα των emails για offline ανάγνωση και στη συνέχεια, να αφαιρούνται αυτά τα μηνύματα από τον απομακρυσμένο διακομιστή. Η πρώτη έκδοση του POP δημιουργήθηκε το 1984 και το POP2 δημιουργήθηκε στις αρχές του 1985.

Όταν χρησιμοποιείτε POP3, όλα τα μηνύματα κατεβαίνουν από τον mailserver και αποθηκεύονται τοπικά. Το email σας είναι προσβάσιμο μόνο από έναν υπολογιστή ή συσκευή και δεν είναι πλέον διαθέσιμο όταν χρησιμοποιείτε WebMail ή οποιοδήποτε άλλο υπολογιστή ή συσκευή (εκτός αν ρυθμιστεί διαφορετικά). Εναλλακτικά, αν επιλέξετε να μην διαγράφονται τα email από τον server, τα email σας θα είναι προσβάσιμα από οποιαδήποτε συσκευή (πχ διαφορετικό υπολογιστή, smart phone κλπ).

Τα μεγάλα πλεονέκτημα του πρωτοκόλλου POP3 είναι στο ότι τα email είναι πάντα διαθέσιμα σε έναν υπολογιστή ακόμη και όταν δεν υπάρχει σύνδεση στο διαδίκτυο και ότι τα email παραμένουν ασφαλή στον υπολογιστή σας ανεξάρτητα με την κατάσταση του server. 

Πρωτόκολλο IMAP, Internet Message Access Protocol

Το πρωτόκολλο IMAP δημιουργήθηκε το 1986, ταιριάζει ιδιαίτερα με το σύγχρονο κόσμο της πανταχού παρούσας σύνδεσης στο Διαδίκτυο. Η κεντρική ιδέα ήταν οι χρήστες να μπορούν να διαβάζουν τα email τους από παντού.

Το IMAP επιτρέπει στους χρήστες να συνδεθούν σε πολλούς διαφορετικούς email clients ή webmail και να βλέπουν τα ίδια μηνύματα, επειδή τα email διατηρούνται σε απομακρυσμένους διακομιστές (mailservers), μέχρι ο χρήστης να τα διαγράψει. Στις μέρες μας, με την διάδοση των smart phones, το IMAP έχει γίνει εξαιρετικά δημοφιλές. Έχει όμως και τα προβλήματα του...

Επειδή το IMAP αποθηκεύει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν απομακρυσμένο mailserver, θα έχετε περιορισμένο μέγεθος γραμματοκιβωτίου. Εάν έχετε τεράστιο αριθμό μηνυμάτων που θέλετε να κρατήσετε, θα μπορούσατε να αντιμετωπίσετε προβλήματα κατά την αποστολή και λήψη e-mail, αν το γραμματοκιβώτιο σας είναι πλήρης. Ορισμένοι χρήστες παρακάμπτουν αυτό το πρόβλημα κρατώντας τοπικά αντίγραφα σε κάποιον client ρυθμίζοντας το mail client να τα διαγράψει αυτόματα σε συγκεκριμένες ημέρες πχ 40 εξοικονομώντας χώρο στον server.

Microsoft Exchange

Ο exchange mailserver διαφέρει από τα πρωτόκολλα POP και IMAP. Όλα τα Email (Incoming και Sent Items) αποθηκεύονται στον κεντρικό Exchange διακομιστή αλληλογραφίας, όπου μπορεί να ελεγχθεί χρησιμοποιώντας έναν e-mail client ή μέσω WebMail. Επομένως διατηρείτε την τοπική χρήση του Outlook, αλλά μπορείτε και απομακρυσμένα με ένα προηγμένο χαρακτηριστικό του exchange να συνδεθείτε στο Outlook, από οπουδήποτε και αν βρίσκεστε, με το Outlook Web Access. Στα πλεονεκτήματα του μπορούμε να αναφέρουμε ότι η εισερχόμενη αλληλογραφία και τα απεσταλμένα είναι πάντα διαθέσιμα σε πολλούς υπολογιστές και Webmail  και συγχρονίζονται επίσης ημερολόγιο, επαφές και σημειώσεις. Το μεγάλο του μειονέκτημα όμως είναι ότι η offline χρήση δεν είναι διαθέσιμη, (εκτός εάν ρυθμιστεί διαφορετικά).

Συνοψίζοντας: Ποιο πρωτόκολλο να χρησιμοποιήσω στην ρύθμιση των E-mail μου;

• Εάν ελέγχετε το email σας από πολλές συσκευές, κινητά τηλέφωνα ή υπολογιστές, ρυθμίστε τα mail clients σας να χρησιμοποιούν IMAP.
• Αν έχετε μεγάλο ιστορικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ο πάροχος e-mail & φιλοξενίας ιστοσελίδων σας δίνει περιορισμένο χώρο στο δίσκο, χρησιμοποιήστε POP3 για να εξοικονομήσετε χώρο στο hosting account σας. Επίσης με αυτό τον τρόπο θα μπορείτε να βλέπετε τα email σας ακόμη και εκτός σύνδεσης..
• Εάν έχετε μεγάλη εταιρεία με πολλούς λογαριασμούς email και αυξημένες ανάγκες αποθήκευσης τότε προτιμήστε Microsoft Exchange Server.